Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady vysvětlují, jaké osobní údaje zpracováváme, když používáš službu Stagendo (webovou aplikaci na adrese https://app.stagendo.com), proč to děláme, komu je předáváme, jak dlouho je uchováváme a jaká máš práva. Pojmy jako účet, vlastník účtu, plán, kredity, vstupy a výstupy mají stejný význam jako v obchodních podmínkách.

1. Kdo jsme a jak nás kontaktovat

Správcem tvých osobních údajů je společnost Virtuell s.r.o., IČO 10746170, se sídlem F. A. Gerstnera 2151/6, 370 01 České Budějovice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 30822 (dále jen „my“).

Se vším, co se týká osobních údajů, se na nás obracej e-mailem na podpora@stagendo.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, žádosti vyřizujeme přímo.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Údaje o účtu: jméno, e-mailová adresa, heslo (ukládáme jen jeho zabezpečený otisk, samotné heslo neznáme), jazyk aplikace, datum registrace a potvrzení e-mailové adresy a u plánů pro jednoho uživatele také to, která relace je právě přihlášená.
Přihlášení přes Google: když se přihlásíš nebo zaregistruješ přes Google, dostaneme od Googlu tvoje jméno, e-mailovou adresu, informaci, že ji Google ověřil, a identifikátor tvého Google účtu, podle kterého tě příště poznáme. K ničemu dalšímu v tvém Google účtu přístup nemáme a heslo k němu neznáme.
Účet a tým: název účtu, tvoje role v něm (vlastník nebo člen), účet, ve kterém právě pracuješ, u týmových účtů pozvánky (e-mail pozvaného, kdo a kdy pozval, zda byla pozvánka přijata), text vlastního označení výstupů a údaje z doporučovacího programu (který účet koho doporučil a jaké odměny byly připsány).
Fakturační údaje a nákupy: jméno nebo název firmy, IČO, DIČ, adresa, e-mail pro faktury, plán a stav předplatného, záznamy o nákupech (co, kdy a za kolik, DPH, případná sleva a slevový kód), odkazy na faktury a pohyby kreditů včetně toho, kdo úkon spustil.
Platební údaje: platby kartou zpracovává platební brána Stripe. Čísla platebních karet ani další údaje o kartě neukládáme a nemáme k nim přístup. Od Stripe dostáváme identifikátory zákazníka, předplatného, platby a faktury, výsledek platby, zaplacenou částku a údaje na faktuře, například fakturační adresu, kterou při platbě zadáš.
Fotografie, úpravy a videa: vstupy, které nahraješ, výstupy, které z nich vytvoříme, a údaje k nim: název souboru, rozměry, velikost, otisk souboru, kdo a kdy soubor nahrál, zvolené úlohy, styly a zadání. Fotografie mohou obsahovat metadata, která do souboru uložil fotoaparát nebo telefon, například datum pořízení nebo polohu. Na fotografiích mohou být i osoby nebo jejich věci (článek 8).
Potvrzení před platbou: když před platbou potvrdíš, že chceš, aby služba začala hned (článek 12 obchodních podmínek), uložíme znění potvrzení, verzi a adresu obchodních podmínek, jazyk, čas, účet a uživatele, co jsi kupoval, IP adresu a identifikaci prohlížeče (user agent).
Technické a bezpečnostní záznamy: záznamy serveru o požadavcích a chybách, počty neúspěšných přihlášení (kvůli dočasnému zablokování přihlašování po opakovaných chybách), záznamy o přihlášení do administrace a o pokusech přihlásit se na falešné adresy administrace (IP adresa, identifikace prohlížeče, zadané uživatelské jméno a čas, nikdy ne heslo).
E-maily: e-maily, které ti aplikace posílá (například potvrzení e-mailové adresy a pozvánky do týmu), a údaje o jejich doručení. Když nám napíšeš, zpracujeme obsah tvé zprávy a naši odpověď.

Údaje o účtu potřebujeme k uzavření a plnění smlouvy, bez nich službu používat nelze. Fakturační údaje potřebujeme k vystavení faktury. Ostatní údaje vznikají tím, jak službu používáš. Reklamní e-maily ani newslettery ti neposíláme.

3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Poskytování služby a plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): vedení účtu a týmu, zpracování fotografií a videí podle tvého zadání, ukládání vstupů a výstupů, kredity, předplatné a platby, zákaznická podpora a e-maily nutné k používání služby.
Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR): vystavování a uchovávání faktur a účetních záznamů podle účetních a daňových předpisů a vyřizování žádostí podle GDPR.
Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR): zabezpečení služby a ochrana před zneužitím a podvody (omezení počtu pokusů, záznamy o přihlášení a o útocích na administraci), prokázání potvrzení před platbou a obrana právních nároků, provoz a zlepšování služby na základě technických záznamů. Proti zpracování na tomto základě můžeš vznést námitku (článek 11).
Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR): jen tam, kde o něj výslovně požádáme, například kdybychom chtěli tvé vstupy nebo výstupy použít k propagaci (článek 8 obchodních podmínek). Souhlas můžeš kdykoli odvolat.

Potvrzení před platbou není souhlas se zpracováním osobních údajů, ale tvoje prohlášení podle spotřebitelských předpisů. Záznam o něm uchováváme, abychom mohli prokázat, že jsi ho udělil.

4. Komu údaje předáváme

Osobní údaje neprodáváme. Předáváme je jen dodavatelům, kteří nám pomáhají službu provozovat, a jen v rozsahu, který potřebují ke svému úkolu. Zpracovávají je podle našich pokynů na základě smlouvy o zpracování osobních údajů:

Hosting: DigitalOcean, server v datovém centru ve Frankfurtu (EU). Běží na něm aplikace a databáze.
Úložiště souborů a záloh: DigitalOcean Spaces, datové centrum ve Frankfurtu (EU). Ukládají se v něm vstupy, výstupy a zálohy databáze.
Platby: Stripe. Zpracovává platby kartou, předplatné, faktury a slevové kódy. Předáváme mu tvůj e-mail, jméno, identifikátor účtu a údaje o objednávce. Některé údaje, například k prevenci podvodů při platbách, zpracovává Stripe jako samostatný správce podle vlastních zásad ochrany osobních údajů.
Odesílání e-mailů: Brevo. Doručuje e-maily, které aplikace posílá.
Měření návštěvnosti webu: Google Ireland Limited (Google Analytics). Dostává údaje o návštěvě veřejného webu stagendo.com, a to jen od návštěvníků, kteří k tomu dali souhlas na cookie liště. Nepředáváme mu tvoje jméno, e-mail ani fakturační údaje a v samotné aplikaci měření neběží.
Poskytovatelé služeb zpracování obrazu pomocí umělé inteligence: dostávají nahrané fotografie a pokyny k úpravě nebo k vytvoření videa, a to jen proto, aby vytvořili výstup, o který jsi požádal. Tvoje jméno, e-mail ani fakturační údaje jim nepředáváme.

Údaje můžeme předat také orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon, a svým poradcům, například účetní nebo advokátovi, kteří jsou vázaní mlčenlivostí.

5. Předávání mimo EU a EHP

Údaje ukládáme v Evropské unii. Někteří dodavatelé nebo jejich subdodavatelé však mohou údaje zpracovávat i mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor, například ve Spojených státech nebo v Asii. Týká se to zejména plateb, zpracování obrazu pomocí umělé inteligence a měření návštěvnosti webu. Takové předání je chráněné rozhodnutím Evropské komise o odpovídající ochraně (například u společností zapojených do rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů) nebo standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí. Informace o těchto zárukách ti na požádání poskytneme.

6. Jak dlouho údaje uchováváme

Fotografie, úpravy a videa po dobu uchování podle plánu účtu, kterou uvádí ceník v aplikaci (na plánu Zdarma 30 dní). Starší data se automaticky mažou. Když účet přejde na plán s kratší dobou uchování, včetně skončení předplatného, nic nemažeme ještě 30 dní (ochranná lhůta). U plánů bez omezení je uchováváme po dobu existence účtu, dokud je nesmažeš. Pomocné soubory ze zpracování mažeme průběžně, zpravidla do 30 dnů.
Údaje o účtu a týmu po dobu existence účtu. Po zrušení účtu je v přiměřené lhůtě smažeme, s výjimkou údajů, které musíme nebo smíme uchovat déle podle dalších bodů.
Faktury, záznamy o nákupech a další účetní záznamy po dobu stanovenou zákonem (zpravidla 10 let).
Záznamy o potvrzení před platbou po dobu trvání smlouvy a poté po dobu promlčecích lhůt pro nároky z ní.
Technické záznamy serveru (včetně záznamů o přihlášení do administrace) se průběžně přepisují, jakmile dosáhnou stanovené velikosti. Uchovávají se tedy jen omezenou dobu, obvykle několik týdnů podle provozu, pevný počet dní neslibujeme.
Záznamy o pokusech přihlásit se na falešné adresy administrace mažeme po 90 dnech.
Počty neúspěšných přihlášení (kvůli dočasnému zablokování přihlašování) se drží jen několik minut, nejvýše 15.
Zálohy databáze 30 dní, potom je nahradí novější. Údaj smazaný v aplikaci tak může v zálohách zůstat nejvýše po tuto dobu.
Komunikaci s podporou po dobu potřebnou k vyřízení věci a poté nejvýše po dobu promlčecích lhůt.

7. Cookies a místní úložiště prohlížeče

Používáme jen nezbytně nutné cookies, bez kterých aplikace nefunguje:

cookie relace (sessionid) tě drží přihlášeného, vyprší po 8 hodinách nečinnosti a skripty na stránce ji nemohou přečíst,
cookie CSRF (csrftoken) chrání formuláře a požadavky před podvržením z cizích stránek.

V místním úložišti prohlížeče (local storage a session storage) si aplikace pamatuje tvoje nastavení a rozpracovanou práci, například zvolený jazyk, sbalený boční panel, naposledy zvolený režim a úlohu nebo vybrané fotky pro video. Tyto údaje zůstávají ve tvém prohlížeči a smažeš je vymazáním dat stránky.

V samotné aplikaci analytické, reklamní ani jiné sledovací cookies nepoužíváme a aplikace nenačítá obsah třetích stran, který by tě sledoval.

Na veřejném webu stagendo.com měříme návštěvnost pomocí Google Analytics. Spustí se jen tehdy, když na cookie liště klikneš na souhlas. Dokud to neuděláš, a stejně tak když souhlas odmítneš, nenačte se od Googlu nic a žádná měřicí cookie se neuloží. Google Analytics ukládá cookies _ga a _ga_<id> s platností dva roky a zpracovává zkrácenou IP adresu, typ zařízení a prohlížeče a navštívené stránky. Souhlas můžeš kdykoliv vzít zpět odkazem Nastavení cookies v patičce webu; měření se tím zastaví.

Platební stránka Stripe, na kterou tě při platbě přesměrujeme, používá vlastní cookies podle zásad společnosti Stripe.

8. Osoby na fotografiích

Fotografie nemovitostí mohou zachytit osoby, jejich podobu nebo osobní věci. Aplikace se na to při nahrávání zvlášť neptá. Nahráním fotografií potvrzuješ, že na nich nejsou rozpoznatelné osoby, nebo že máš souhlas těchto osob se zpracováním fotografií ve službě (článek 8 obchodních podmínek). Za pravdivost tohoto potvrzení odpovídáš ty.

Údaje osob na fotografiích zpracováváme jen k vytvoření výstupů, o které požádáš, a uchováváme je stejně dlouho jako ostatní vstupy a výstupy. Pokud se na fotografii ve službě poznáš, napiš nám. U fotografií, které nahráváš při svém podnikání, můžeš být vůči osobám na nich správcem ty a my v tom rozsahu zpracovatelem.

9. Automatizované rozhodování a umělá inteligence

Nerozhodujeme o tobě výhradně automatizovaně způsobem, který by pro tebe měl právní účinky nebo se tě podobně významně dotýkal, a nevytváříme tvůj profil.

Umělou inteligenci používáme jen k úpravám fotografií a k tvorbě videí, o které sám požádáš. Tvoje fotografie ani výstupy nepoužíváme k trénování modelů umělé inteligence a poskytovatelům zpracování obrazu je k tomu nepředáváme.

Automaticky probíhají jen technická opatření podle pravidel z obchodních podmínek a z těchto zásad, například mazání dat po uplynutí doby uchování nebo dočasné zablokování přihlašování po opakovaných neúspěšných pokusech.

10. Jak údaje chráníme

veškerá komunikace s aplikací je šifrovaná (HTTPS),
vstupy a výstupy jsou v neveřejném úložišti a otevřít je jde jen přes časově omezené podepsané odkazy,
hesla ukládáme jen jako otisky a přihlášení chrání omezení počtu pokusů,
každý uživatel vidí jen data účtů, jejichž je členem, a předplatné a platby spravuje jen vlastník účtu,
administrace je na neveřejné adrese, mají do ní přístup jen pověřené osoby a přihlášení do ní vyžaduje dvoufázové ověření,
databázi pravidelně zálohujeme.

Pokud by došlo k porušení zabezpečení, které by pro tebe mohlo znamenat vysoké riziko, dáme ti bez zbytečného odkladu vědět.

11. Tvoje práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máš právo:

na přístup: zjistit, jaké údaje o tobě zpracováváme, a dostat jejich kopii,
na opravu nepřesných údajů; jméno, jazyk a fakturační údaje si opravíš i sám v profilu,
na výmaz, pokud údaje už nepotřebujeme nebo je zpracováváme neoprávněně; fotografie, úpravy a videa můžeš mazat přímo v aplikaci, o zrušení účtu nám napiš,
na omezení zpracování, například po dobu, kdy ověřujeme přesnost údajů nebo tvou námitku,
na přenositelnost: dostat údaje, které jsi nám poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu; výstupy si můžeš kdykoli stáhnout sám,
vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu,
kdykoli odvolat souhlas, pokud zpracování na souhlasu stojí; odvolání se nedotkne zpracování před ním,
podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. Stížnost můžeš podat i u dozorového úřadu v zemi EU, kde žiješ nebo pracuješ.

Práva uplatníš e-mailem na podpora@stagendo.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce. Ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce, a dáme ti vědět proč. Abychom údaje nevydali někomu jinému, můžeme tě požádat o ověření totožnosti, obvykle zprávou z e-mailu, pod kterým máš účet. Vyřízení je zdarma, pokud žádosti nejsou zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené.

Vstupy, výstupy a nákupy týmového účtu patří účtu. O výmaz nebo vydání dat celého účtu může požádat jeho vlastník.

12. Změny těchto zásad

Zásady můžeme upravit, zejména když se změní služba, dodavatelé nebo právní předpisy. Aktuální znění s datem účinnosti je vždy na stránce Zásady ochrany osobních údajů. O podstatných změnách tě předem informujeme e-mailem nebo v aplikaci.

Tyto zásady jsou účinné od 14. září 2026.